Шаблон запроса коммерческого предложения на освещение гостиницы и список проверки предложений

Что позволяет сравнивать предложения по освещению гостиницы?

Запрос коммерческого предложения, позволяющий сравнить поставщиков освещения для гостиницы, обозначает каждый светильник и требует указать цену, допущения, передаваемые результаты и исключения по одному и тому же обозначению.

• Используйте одинаковые обозначения светильников и версии чертежей во всех ответах поставщиков.
• Попросите поставщиков помечать каждую стоимость и услугу как «Включено», «Дополнительно», «Исключено» или «Требует подтверждения».
• Устраните различия в материалах, драйверах и условиях доставки до сравнения итоговых сумм.

Запрос предложения на освещение гостиницы должен предоставлять всем изготовителям одну ведомость светильников, одинаковые исходные материалы по дизайну, электрические требования и объём поставки. Он также должен определять форму ответа. Иначе два предложения могут выглядеть сопоставимыми, хотя охватывают разные количества, образцы, драйверы или обязанности по монтажу.

Приведённый ниже шаблон предназначен для комплектов декоративного освещения, включая люстры для вестибюлей, светильники для банкетных залов, подвесные светильники для номеров и бра. Скопируйте поля в документацию проекта, приложите имеющиеся чертежи и попросите каждого поставщика указать допущения рядом с соответствующим обозначением светильника.

Начните с единой контролируемой ведомости светильников

Присвойте обозначение каждому типу светильников и используйте его в перечнях помещений, чертежах, предложении, согласовании образцов и упаковочном листе. Описание «золотая люстра» оставляет поставщику решение о размерах, отделке и конструкции. Обозначение L-01 позволяет команде отслеживать конкретный вариант исполнения и его изменения.

Общий ход проекта описан в нашем разделе материалов по проектированию и закупке освещения, где показана связь между подготовкой предложения, согласованием и поставкой.

Если дизайн ещё разрабатывается, явно отметьте нерешённые поля. Попросите изготовителя определить, какие допущения влияют на цену и какие мешают подготовить твёрдое предложение. Это делает предварительную бюджетную оценку полезной, не представляя её как предложение, готовое к запуску производства.

Разделяйте высоту корпуса светильника и общую высоту подвеса

Для крупной люстры в вестибюле или лестничном пространстве размеры корпуса и длина подвеса являются отдельными величинами. Приложите разрез, показывающий чистовой пол, чистовой потолок, предусмотренную нижнюю точку светильника и доступную зону подвеса. Укажите, фиксированы ли показанные размеры или они подлежат подтверждению по согласованному рабочему чертежу изготовителя.

Попросите поставщика сообщить предлагаемые размеры корпуса, общую высоту подвеса, оценку массы и схему сопряжения с потолком. Строительная команда сможет проверить интерфейс с учётом реальных конструкций и условий доступа. Пригодность несущего основания требует оценки применительно к фактическому объекту и предлагаемой схеме крепления.

Устраните неоднозначность с помощью заполненной позиции

Следующий пример позиции запроса основан на вымышленном задании. Его размеры и количество показывают порядок заполнения ведомости.

L-01 · Декоративная люстра для вестибюля · Количество 1. Целевой диаметр 2 400 мм. Целевая высота корпуса 1 200 мм. Общая высота подвеса 3 600 мм от чистового потолка до нижней точки. Элементы из прозрачного стекла с отделкой металла тёплого оттенка при условии утверждения физического образца отделки. Напряжение питания и протокол диммирования должен подтвердить проектировщик электрической части. Поставщик должен представить предложение по конструкции, оценку массы, сведения о подвесе, состав образцов, цену и график.

Такая позиция даёт изготовителю рабочую отправную точку и одновременно выявляет ещё не принятые электротехнические решения. Если поставщик предлагает акрил вместо стекла или более короткий корпус для упрощения перевозки, предложение должно обозначать это как отклонение, требующее согласования дизайна.

После упорядочения обозначений светильников и допущений по потолку обсудите с изготовителем предполагаемый порядок разработки. Kinglong Lighting предлагает изготовление освещения на заказ для проектных заказчиков и покупателей OEM/ODM. Предоставьте чертежи и предполагаемое место назначения, чтобы определить необходимые работы по образцам, инженерные исходные данные и документы, которых ещё не хватает для предложения.

Запрашивайте электротехнические и продуктовые подтверждения для конкретного проекта

Сообщите поставщику рынок назначения, предполагаемые условия в помещениях и требования проектировщика электрической части. Запросите документацию на предложенную конфигурацию светильника, включая источник света и драйвер, где это применимо. Зафиксируйте, какие документы предоставляются с предложением, какие последуют после детальной проработки и какие требуют дополнительных испытаний или проверки.

UL представляет Product iQ как онлайн-каталог сертифицированных строительных материалов и оборудования. Рекомендации UL по каталогу сертификации

Логотипа сертификации в каталоге недостаточно для проверки конкретной конфигурации. Попросите ответственного за оценку соответствия подтвердить необходимые доказательства и применимость предлагаемого отчёта или сертификата к указанной в предложении модели. Обозначьте этого специалиста, поставщика и электромонтажного подрядчика в запросе, чтобы у нерешённых вопросов был ответственный.

Согласуйте стоимость образцов до разрешения производства

Разделяйте образец отделки металла, образец стекла, освещённый образец компонента и полноразмерный макет всего светильника. Каждый отвечает на отдельный вопрос и может иметь свою стоимость и срок подготовки. Укажите нужный образец для каждого обозначения светильника.

Например, образец отделки может определять цвет и вид поверхности, а освещённый образец позволяет проектной команде оценить поведение стеклянного элемента с предлагаемым источником света. Перечислите критерии утверждения и порядок доработки. Согласуйте, как утверждённый образец идентифицируется и сохраняется в качестве производственного эталона.

Явно определите объём упаковки, перевозки и монтажа

Запросите предполагаемые габариты упакованного изделия, количество транспортных ящиков, способ сборки и требования к погрузочно-разгрузочным работам в месте назначения. Крупногабаритная люстра может поставляться маркированными модулями. Команда проекта должна знать, кто их собирает, какие средства доступа необходимы и какие чертежи или инструкции прилагаются.

ICC описывает Incoterms 2020 как правила, уточняющие обязанности покупателей и продавцов. Рекомендации ICC по Incoterms® 2020

Попросите каждого участника указать предлагаемое правило Incoterms®, поименованное место и редакцию. Правила Incoterms® 2020 ICC распределяют между покупателем и продавцом обязанности, расходы и риски, связанные с поставкой. Укажите согласованные условия доставки рядом с предложенным объёмом перевозки и упаковки. Правило следует выбирать с логистической командой применительно к фактической отправке.

При необходимости выделите отдельными строками заводскую предварительную сборку, присутствие на объекте, инструкции по монтажу, поддержку при пусконаладке и запасные части. Поставщик должен указать, включена ли каждая позиция, предлагается дополнительно, исключена или ожидает уточняющей информации.

В качестве конкретного примера конфигурации рассмотрите материалы и доступные формы коллекции Crystal Tube. Укажите конфигурацию в обращении и попросите изготовителя подтвердить предложенный подход к упаковке и сборке по чертежам проекта.

Скопируйте этот шаблон ответа поставщика в свой запрос

1. Проект и место назначения
2. Контакт по закупкам и технический контакт
3. Версия запроса и срок подачи предложения
4. Для каждого обозначения светильника
5. Количество, цена за единицу, валюта и срок действия предложения
6. Предлагаемые размеры, материалы, отделка и конструкция
7. Информация об источнике света, драйвере, напряжении и диммировании
8. Масса, схема подвеса и необходимые сведения о потолке
9. Предоставляемые чертежи и образцы, стоимость и срок подготовки
10. График производства и необходимые для запуска согласования
11. Способ упаковки, габариты упаковки и обязанности по сборке
12. Условия доставки, поименованное место, объём перевозки и исключения
13. Включённые документы, запасные части и поддержка
14. Отклонения, альтернативы и вопросы без ответа
15. Пометьте каждую позицию как «Включено», «Дополнительно», «Исключено» или «Требует подтверждения».
16. Представьте альтернативы отдельно от предложения по запрошенному дизайну.

Установите достаточно ранний срок ответа, чтобы решить технические вопросы до выбора поставщика. Попросите участников обозначить зависимости графика, например получение утверждённых чертежей или образцов отделки. Сравнивайте их графики на основе одинаковых допущений.

Сравнивайте предложения с помощью таблицы исключений

После получения предложений запишите недостающие позиции напротив обозначения светильника. Уточните их с каждым участником, прежде чем считать итоговые суммы эквивалентными.

Определите предлагаемый драйвер и интерфейс управления

Запросите изготовителя и модель драйвера, предлагаемый интерфейс диммирования и планируемую систему управления. Если в задании указан DALI, запросите соответствующую запись в базе продукции и проверку совместимости командой проекта. Сертификация компонентов DALI имеет определённую область продукции. Затем проектировщик электрической части сможет оценить комбинацию применительно к управлению гостиницы, требованиям к световым сценам и плану пусконаладки.

Рассмотрите релевантные работы изготовителя вместе с его предложением. Портфолио проектов Kinglong служит отправной точкой для обсуждения нужного комплекта декоративного освещения. Запросите примеры работ и технические сведения, соответствующие масштабу светильников и месту назначения.

DALI Alliance перечисляет сертифицированные продукты DALI-2 в своей общедоступной базе продукции. Документация первоисточника

Зафиксируйте расположение каждого драйвера и доступ для его обслуживания. Скрытый драйвер над недоступным потолком создаёт задачу координации, которую следует решить в процессе разработки креплений и потолочных узлов. Попросите участника перечислить нужные сведения, а не молча предполагать расположение драйвера.

Определите условия оценки образца

Укажите в ведомости светильников целевую цветовую температуру и требования проектировщика к цветопередаче. Запросите информацию о предлагаемом источнике света и оцените освещённый образец вместе с материалами, которые он будет освещать. Образец в ярком выставочном зале может выглядеть иначе, чем та же сборка в приглушённо освещённом гостиничном лаундже.

Рекомендации PNNL описывают показатели цветопередачи TM-30 как способ различать источники света при подготовке спецификации. Документация первоисточника

При утверждении образца запишите использованные источник света и драйвер, условия просмотра и обозначение образца отделки или стекла. Если что-либо меняется, определите, требуется ли проектной команде повторная оценка. Полезная запись об утверждении связывает решение с конкретной сборкой, обеспечивая прослеживаемость для завода и монтажника.

Согласуйте приёмочную документацию до заказа

Для комплекта декоративного освещения перечислите передаваемые чертежи, согласования отделки, инструкции по монтажу, сведения об упаковке и протоколы проверок. Определите, кто проверяет заводскую сборку и кто контролирует установленный светильник. Это предлагаемые поля закупки для данного запроса, а окончательные обязанности согласуются в договоре проекта.

Документация WBDG по пусконаладке связывает проектные и приёмочные записи с требованиями владельца к проекту. Документация первоисточника

Запрос предложения может определять требуемый результат с учётом того, что подробные процедуры испытаний появятся после координации проекта. Например, потребуйте от поставщика описать планируемую предварительную сборку на заводе и информацию, доступную для проверки монтажа на объекте. Попросите руководителя пусконаладки определить испытания световых сцен или функциональные проверки, зависящие от системы управления здания.

Подготовьте комплект освещения гостиницы к запросу предложения

Kinglong Lighting производит декоративное освещение для международных проектов и помогает разрабатывать светильники на заказ. Предоставьте ведомость, исходные материалы по дизайну и открытые технические вопросы нашей команде по гостиничному освещению, чтобы обсудить предлагаемый производственный объём в соответствии с заданием проекта.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли направить запрос до завершения проекта освещения?

Да. Обозначьте его как запрос предварительной бюджетной оценки, укажите недостающую информацию и попросите поставщика изложить допущения. Обновляйте версию запроса при изменении объёма, чтобы участники корректировали предложения на одной основе.

Нужно ли указывать бюджет в запросе?

Диапазон бюджета может помочь изготовителю предложить осуществимые варианты конструкции и материалов. Запросите указанный дизайн и любую бюджетную альтернативу в виде отдельных предложений, чтобы проектная команда могла оценить изменения.

Что направить для расчёта стоимости люстры на заказ?

Начните с исходных материалов по дизайну, количества, целевых размеров, чертежей помещения или потолка, места назначения, желаемой даты поставки и имеющихся электрических требований. Добавьте ожидания по образцам и документации, влияющие на согласование.